Kurs Excel 2007 – Podstawy – Edycja – Wpisywanie danych

Ten wpis jest częścią kursu Excel 2007 – podstawy, zapraszam do zapoznania się z pełnym spisem treści.

W tej części kursu:

  • Wpisywanie tekstu, Auto-uzupełnianie
  • Zatwierdzanie
  • Wpisywanie liczb
  • Wpisywanie dat

Czas trwania: 50 min


Wpisywanie tekstu, Auto uzupełnianie

W poprzedniej lekcji kursu opisałem jak można poruszać się po arkuszu, w celu wybrania interesującej nas komórki. Zobaczmy teraz, jak w danej komórce można wpisać dane. W przykładowym pliku mamy wpisane nagłówki trzech kolumn. Dotyczą one imienia i nazwiska pracownika oraz daty przyjęcia go do pracy.

Zacznijmy od wpisania nazwisk pracowników. W komórce A2 wpiszę Agnieszka Kowalska i zatwierdzam klawiszem Enter. W komórce A3 zacznę wpisywać Agata Kowalska. Od razu widać mechanizm Auto uzupełniania:

W momencie, w którym zacząłem wpisywać Agnieszka, Excel zaczął sprawdzać wszystkie komórki powyżej, czy wartość którejkolwiek nie odpowiada temu co piszę. Podpowiadane zakończenie tekstu jest zaznaczone na czarno. Gdybym chciał jeszcze raz wpisać Agata Kowalska, wystarczy że już po wpisanie Ag nacisnę Enter. Jeżeli chcę wpisać samo Ag, to wystarczy nacisnąć Backspace, aby Auto-uzupełnianie przestało na chwilę działać i dopiero wtedy nacisnę Enter.

Zatwierdzanie edycji

Zanim przejdę do wpisywania innych wartości niż tekst, zwróćmy uwagę na klawisz Enter. Użyłem go do przekazania programowi informacji, że skończyłem edycję danej komórki i chcę przenieść się do następnej. W tym przypadku do komórki położonej niżej. Zatwierdzać edycję można też na inne sposoby. Poniżej znajduje się ich podsumowanie:

  • Enter – zatwierdzenie i przejście do komórki niżej,
  • Tab – zatwierdzenie i przejście do komórki po prawej stronie,
  • shift + Enter – zatwierdzenie i przejście do komórki wyżej,
  • shift + tab – zatwierdzenie i przejście do komórki po lewej stronie,
  • Przez użycie strzałek- zatwierdzenie edycji i przejście w kierunku wskazanym przez strzałkę
  • zaznaczenie innej komórki myszką – zatwierdzenie i przejście do wskazanej komórki
  • ESC – anulowanie edycji, komórka zostaje zaznaczona, jednak edycja zostaje zakończona i wartość pozostaje bez zmian,

Warto zapamiętać wszystkie powyższe metody.

Wpisywanie liczb

Liczby wpisuje się bardzo podobnie do tekstu, oczywiście zamiast liter używając cyfr. Należy przy tym pamiętać o dwóch rzeczach:

  • Każdy komputer ma swoich ustawieniach regionalnych określony znak, który traktuje jako oddzielający część całkowitą od ułamkowej. Domyślnym ustawieniem w polskim systemie Windows jest przecinek.

  • Ciąg znaków 12 kg Excel nie potraktuje jako liczbę. Należy wpisać 12 w jednej komórce i dodatkowy opis w innej, umieszczonej obok, jeżeli chcemy później wykonywać na tej liczbie działania arytmetyczne.

Wpisywanie dat

Aby wpisany ciąg znaków Excel potraktował jako datę i w później umożliwił nam wykonanie na niej działań (np. obliczanie ilości dni między dwoma datami) należy wpisać ją w odpowiedni sposób. Metod wpisania tej samej daty jest kilka:

  • 2001-03-14
  • 14 marzec 2001
  • 01-03-14
  • 13 mar 01

Według mnie najlepsza jest metoda pierwsza, daje najmniejsze szanse na zrobienie „literówki”. Niezależnie jaką metodę wybierzemy, należy się jej trzymać. Trzeba pamiętać, że data wpisana w inny sposób (np. 14’03’2001) może ładnie wyglądać, ale Excel nie będzie tego traktował jak datę i nie umożliwi nam operacji związanych z datami, takich jak sortowanie czy wyciąganie numeru miesiąca.

Edycja komórek

Powyżej opisałem jak wpisywać dane do pustych komórek, jak więc zmieniać ich zawartość? Aby zastąpić wartość w komórce wystarczy zaznaczyć ją myszką, lub w inny sposób i wpisać dane tak jak do pustej komórki. Poprzednie dane zostaną nadpisane.

Jeżeli zależy nam na poprawieniu wartości, na przykład dopisaniu czegoś do już wpisanego tekstu mamy dwie możliwości. Możemy kliknąć dwa razy w komórkę, kursor edycji zostanie wstawiony w miejsce w które klikniemy. Inna metoda polega na wciśnięciu klawisza F2 po wskazaniu komórki. Kursor zostanie ustawiony na końcu zawartości komórki. W obu przypadkach edycji nie można zatwierdzić strzałkami, ponieważ służą one teraz do przesuwania kursora. Zakończyć edycję należy więc klawiszem Enter lub tab.

Przeciąganie

Czytając o wpisywaniu danych często słyszymy magiczne słowo przeciąganie. Najlepiej prezentuje ten mechanizm poniższa animacja:

Przedstawiłem powyżej efekt zastosowania przeciągania na różnych danych. Aby przeciągnąć dane należy zaznaczyć komórkę, wskazać myszą mały kwadrat znajdujący się w prawym dolnym rogu komórki i trzymając wciśnięty lewy klawisz myszy rozszerzyć zaznaczenie na obszar, który chcemy wypełnić danymi.
Pierwsza kolumna zawiera tekst, jest więc on kopiowany poniżej. W drugiej kolumnie znajduje się nazwa miesiąca, Excel korzysta z listy niestandardowej.

Pierwszą kolumnę z liczbą przeciągam w standardowy sposób, wartość 1 jest kopiowana do komórek poniżej. Przeciągając drugą kolumnę naciskam dodatkowo klawisz ctrl. Dzięki temu zakres wypełniony jest jest serią, czyli kolejnymi liczbami

Przeciągać dane możemy nie tylko w dół, ale też w każdy inny kierunek lub przeciągać kilka komórek na raz

Ćwiczenie:

Spróbujmy teraz uzupełnić przykładowy plik o 10 dowolnych osób oraz przypisać im 10 dat, w których rozpoczęły pracę. Najlepiej zrobić to na dwa sposoby, wpisując kolumnami, używając klawisza Enter oraz wierszami, używając klawisza tab lub strzałek.

Subskrybuj RSS, aby otrzymywać najnowsze informacje o rozwoju kursu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *