Zmniejszanie rozmiaru pliku Excel

Witam,
Pliki Excel, nad którymi pracujemy osiągają czasem bardzo duże rozmiary. Nie zawsze utrudnia i spowalnia to pracę, jednak powoduje problemy z wysyłaniem maili, szybko zapychając naszą skrzynkę pocztową. Dzisiaj pokażę jak można znacznie pomniejszyć rozmiar pliku. Wykorzystam do tego fakt, że pliki Excel 2007 to tak naprawdę archiwa zip. Wykorzystam plik o objętości ponad 30 MB, w którym są praktycznie same dane, z niewielką ilością formuł.

Zmieniam rozszerzenie pliku z xlsx na zip. Jeżeli Windows mi tego nie umożliwi wchodzę w menu Narzędzia/Opcje folderów w oknie przeglądania folderu. W nowym oknie przechodzę na zakładkę Widok i odznaczam opcję Ukryj rozszerzenia znanych typów plików.

Oryginalny plik użyty do testów
Plik po zmianie rozszerzenia

  Otwieram archiwum i kopiuję w dowolne miejsce jego zawartość.

Zawartość rozpakowanego pliku Excel

Cała zawartość pierwotnego pliku jest już dostępna. Spakuję ją jeszcze raz, jednak używając mocniejszej kompresji, niż ta używana przez Excel. Użyję do tego programu 7-Zip. Dodaje on do menu prawego klawisza myszy dodatkowe pozycje, wystarczy więc zaznaczyć powyższe elementy i kliknąć na nich prawym klawiszem, a następnie wybrać : 7-Zip / Dodaj do archiwum… 

Podczas pakowania wybieram Poziom Kompresji: Ultra. Dzięki czemu uzyskam jak najmniejszy plik. Zależnie od komputera proces pakowania może zająć kilka minut.

Ustawienia kompresji programu 7-Zip

Na koniec należy tylko zmienić rozszerzenie z zip na xlsx.

Ostateczna wielkość pliku

Jak widać udało się pomniejszyć rozmiar pliku o jedną trzecią. Trzeba pamiętać, że ten rozmiar nie zostanie na trwałe. Jeżeli ten plik otworzymy i ponownie zapiszemy w programie Excel, jego rozmiar wróci do poprzedniego. Jest to więc metoda dobra do stosowania podczas przesyłania plików lub udostępniania ich na stronach WWW.

Comments 3

  1. czyli metoda jest słaba… Pytanie dlaczego plik tak rośnie (bez wyraźnej przyczyny – zapisany plik ma 30 MB otwierasz, usuwasz kilkaset wierszy, zapisujesz i bida gotowa)

    Skąd to się bierze i jak sobie z tym poradzić?

    1. Dziękuję za odzew!
      Metoda nie jest słaba, tylko przeznaczona do konkretnych celów 🙂
      Tutaj plik jest duży dlatego, że jest w nim dużo danych, a nie z powodu nieprawidłowego działania Excela (co się czasem zdarza).
      Jeżeli plik spakowany w ten sposób zapiszemy jeszcze raz, Excel przywraca standardową metodę pakowania pliku.
      Ten sposób jest dobry, jeżeli chcemy wysłać duży plik pocztą i jesteśmy ograniczeni dozwoloną wielkością załącznika. Kiedy odbiorca dostanie ten plik, to może wrócić do poprzednich rozmiarów. Podobnie takie podejście sprawdza się, jeżeli chcemy umieścić plik na serwerze WWW, aby odwiedzający mogli go łatwiej ściągnąć.

  2. Jest lepsza metoda. Wygląda na to, że Excel trzyma w pliku mnóstwo pustych komórek. Jeśli rozmiar pliku .xlsx jest duży i po otwarciu pliku paski przewijania są małe i pozwalają przewijać arkusz do zupełnie pustych obszarów, to rozwiązaniem jest napisanie makra usuwającego puste wiersze i kolumny. Można też usunąć je ręcznie, choć jest to bardziej pracochłonne, szczególnie jeśli mamy wiele arkuszy w jednym skoroszycie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *