Organizowanie mejli

Dzisiaj chciałbym się podzielić kilkoma ustawieniami Outlook, które na co dzień bardzo ułatwiają mi ogarnięcie zalewu mejli. Dzięki temu rzeczy nie załatwione zawsze mam na górze listy. Wygląda to jak poniżej.

Na górze listy widać mejle oznaczone flagą, są tak oznaczone wszystkie nowe mejle. Po załatwieniu sprawy klikam flagę i mejl spada poniżej. Dzięki temu każda nie załatwiona sprawa jest na górze, nawet jeżeli mejl przyszedł miesiąc temu.

Powyższy efekt można ustawić dzięki dwóm ustawieniom.

Oznaczanie nowych mejli flagą

Utworzę prostą regułę.

W obszarze Poczta w menu Narzędzia kliknij polecenie reguły i alerty.

W widoku Poczta na karcie Narzędzia główne w grupie Przenoszenie kliknij pozycję reguły > Zarządzaj regułami i alertami.

Następnie:

  1. Kliknij polecenie Nowa reguła.
  2. W obszarze Rozpoczynanie od pustej reguły wybierz opcję Sprawdzanie przychodzących wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  3. W obszarze Krok 1: wybierz warunki nie zaznaczaj nic
  4. Potwierdź, że reguła będzie działać dla wszystkich wiadomości.
  5. W obszarze Krok 2: Edytuj opis reguły kliknij jedną z podkreślonych wartości, jeśli nie zostało to zrobione wcześniej, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  6. W obszarze Krok 1: wybierz akcje wybierz akcję oznacz ją flagą: monituj tym razem, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  7. W obszarze Krok 1: Wybierz wyjątki nic nie wybieraj, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  8. Aby zakończyć tworzenie reguły, wprowadź jej nazwę i zaznacz pozostałe żądane opcje.
    • Jeśli chcesz uruchomić tę regułę dla wiadomości znajdujących się już w jednym z folderów, zaznacz pole wyboru Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w folderze „folder”.
    • Aby zastosować tę regułę do wszystkich kont e-mail i skojarzonych z nimi Skrzynek odbiorczych, zaznacz pole wyboru Utwórz tę regułę we wszystkich kontach.
  9. Kliknij przycisk Zakończ.
  10. Potwierdź, że reguła będzie działać tylko w programie Outlook.

Grupowanie mejli

W menu Widok wybierz Widok bieżącyDostosuj widok bieżący.
Podczas gdy wybrana jest skrzynka odbiorcza, na karcie Widok w grupie Widok bieżący wybierz polecenie Ustawienia widoku.
  1. Wybierz Grupuj według.
  2. W polu Grupuj elementy według wybierz Stan flagi.
  3. Obok zaznacz malejąco i kliknik dwa razy OK.

Uwagi na koniec

Każdy nowy mejl będzie oznaczony czerwoną flagą. Po obsłużeniu wystarczy kliknąć w flagę i zniknie on z górnej grupy, przeskakując niżej.

Tworzenie folderów ograniczam do minimum. Często spotykam się z sytuacją, że ktoś przegapił mejla, bo wpadł mu do jakiegoś folderu albo szuka mejla od kogoś, tylko nie pamięta, do jakiego folderu on wpada. Wszystkie mejle wpadają mi do głównego katalogu i przenoszę je ręcznie po obsłużeniu.

Jeżeli dana konwersacja ma kilka mejli na liście, a z reguły tak jest, to zostawiam tylko ostatniego a starsze kasuję.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *